Anwendungsbeispiel: Erarbeitung eines Lastenhefts

Unterstützung bei der Erarbeitung eines Lastenheftes für eine mobile Lösung für Service-Techniker

Ausgangssituation

An medizinischen Anlagen sind in regelmäßigen Abständen komplexe Wartungstätigkeiten auszuführen. Die Wartungsaufgaben werden in einem SAP-basierten Auftragssystem entsprechend der vorhandenen Verträge geplant. Zeitnah zum geplanten Termin werden Kunde und Servicetechniker über die bevorstehende Wartung informiert. Die entsprechenden Wartungsschritte sind in der Herstellerdokumentation beschrieben, die mit Hilfe eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) erstellt und gepflegt wird. Je nach Typ der medizinischen Anlage wird aus dem DMS eine entsprechende Wartungsanleitung und ein Wartungsprotokoll als PDF-Datei generiert. In der Wartungsanleitung sind die Arbeitsmittel, Sicherheitshinweise und Arbeitschritte beschrieben, welche zur Durchführung der Wartungsarbeit entsprechend der Checkpunkte im Wartungsprotokoll benötigt werden. Das Wartungsprotokoll enthält eine allgemeine Beschreibung, Platzhalter für administrative Daten, sowie Tabellen für Arbeitsmittel und die Checkpunktliste. Die Wartungsarbeiten sind in der Checkpunktliste mit OK / not OK / n.a. einzugeben. Die Durchführung der Wartung ist vom Kunden und vom Servicetechniker mit Unterschrift im Protokoll zu bestätigen.

Besondere Anforderungen an die Lösung

Die wesentliche Forderung an die Lösung war, dass die im Dokumenten-Management-System bereits vorhandenen Informationen über die durchzuführenden Wartungsschritte automatisch in die mobile Anwendung übernommen werden sollten. Außerdem sollte es möglich sein, dass mehrere Techniker parallel an der Wartung der gleichen Anlage arbeiten können sowie Wartungen unterbrochen werden können.
Daneben sollte eine vollständige Integration der mobilen Lösung in die SAP-basierte Auftragsverwaltung und Disposition erreicht werden.

Projektdurchführung

Zusammen mit der Fachabteilung der Herstellers der medizinischen Geräte sowie dessen Abteilung für Qualitätssicherung wurde in Workshops zunächst die genauen Anforderungen an die mobile Lösung definiert sowie eine Systemarchitektur entwickelt. Hierbei wurden mehrere technische Alternativen für die Anbindung des Dokumenten-Management-Systems untersucht und bewertet. Die Entscheidung fiel letztendlich für eine komplett XML-basierte Anbindung. Auf der Basis der Ergebnisse des Workshops und der folgenden Analysen wurde in nächsten Schritt ein Lastenheft erstellt und eine entsprechende Kosten/Nutzenanalyse durchgeführt.